In Deiner neuen Position bist Du die zentrale Anlaufstelle für unser Team in der Immobilienverwaltung und unterstützt unsere Verwalter im Tagesgeschäft. Du koordinierst unterschiedliche Anliegen, behältst Aufgaben und Termine im Blick und sorgst dafür, dass Informationen an den richtigen Stellen zusammenlaufen. Mit Deiner strukturierten und serviceorientierten Art trägst Du zu reibungslosen Abläufen bei und hältst Deinen Kollegen bei folgenden Aufgaben den Rücken frei:
- Du nimmst eingehende Telefonate entgegen, erfasst die jeweiligen Anliegen, übernimmst die erste Bearbeitung und leitest sie an die zuständigen Ansprechpartner weiter.
- Du bist erster Kontakt für Handwerker, Eigentümer, Mieter und Behörden und überzeugst mit einer professionellen und freundlichen Kommunikation.
- Du beauftragst eigenständig Kleinreparaturen, holst Angebote ein und begleitest die weitere Bearbeitung.
- Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen, nimmst an den Versammlungen teil und übernimmst die Protokollführung.
- Du wirkst bei der Umsetzung gefasster Beschlüsse mit und stößt die erforderlichen nächsten Schritte an.
- Du übernimmst die digitale Ablage, das Vorgangsmanagement sowie die Kommunikation mit unseren Kunden über das Kundenportal Casavi.
- Du überwachst Wiedervorlagen und Fristen im Team und unterstützt dabei, offene Vorgänge rechtzeitig zu bearbeiten.